CRM, la suite : Goodbye Ines…hello Sellsy !

En 2011 nous avons parlé d’un outil essentiel pour le traducteur (pour toute petite entreprise, en fait !), le CRM.

Après plus de 5 ans de bons et loyaux services, j’ai décidé récemment de quitter Ines, mon CRM de prédilection (et un des plus complets disponible en SaaS à l’époque) pour une nouvelle solution, également en SaaS, Sellsy. Les raisons principales de ce changement ?

  • Le coût d’Ines, plus du tout compétitif à environ 75 EUR HT par mois,
  • La lenteur des mises à jour et de rajouts de nouvelles fonctionnalités (pas de version mobile, peu d’intégration avec d’autres outils à part Google calendar/Gmail, une interface carrément vieillot et plus très ergonomique, nécessitant beaucoup trop de « clics » à mon goût pour accomplir certaines tâches),
  • Un changement de revendeur, le nouveau revendeur étant beaucoup moins souple au niveau commercial que l’ancien.

Et Sellsy, alors ?

  • Déjà le coût est beaucoup plus attractif (je suis à environ 400 EUR HT par an pour les modules que j’utilise),
  • Il y a une version mobile et une intégration avec d’autres outils que j’utilise (Google Calendar, Dropbox) ou que je prévois d’utiliser (MailChimp),
  • L’interface est très friendly,
  • Le support est top (et inclus dans l’abonnement, contrairement à Ines) avec des réponses rapides par mail ou téléphone.

Sellsy permet à un traducteur de :

  • Avoir une vue globale sur les projets sont à venir et combien de CA ils représentent. Suivre des « opportunités » (ça c’est la partie CRM). Ce qui veut dire en gros, dès que vous êtes au courant d’un contrat possible, vous le créez dans Sellsy, avec les contacts, le chiffre d’affaires estimé que cela représente, le brief, les relances ou autres étapes à programmer, l’échéance de signature prévue ou souhaitée, etc. Plus tard, si cette « opportunité » se concrétise, vous pouvez y lier devis, factures, mails, etc. pour avoir une vue globale du projet. Et grâce aux « pipelines » d’opportunités, vous avez une certaine visibilité sur votre planning à moyen-long terme (projets à venir mais pas encore confirmés) ainsi que le chiffre d’affaires associé.
  • Créer des devis et les transformer en factures (la partie « facturation »). On crée son catalogue (chaque article du catalogue est personnalisable à souhait, avec des codes « produit » ou « service » un bloc de texte rédactionnel pour le descriptif et même une image si on le souhaite. Cela permet de faire des devis de qualité sans avoir à retaper manuellement à chaque fois les informations.
  • Suivre et relancer les paiements (« encaisser » les factures réglées, générer automatiquement des relances pour les paiements en retard).
  • Gérer ses contacts avec des fiches contacts très complètes et personnalisables, on peut rajouter des « smart tags » mots-clés pour faire des recherches de sa base, des commentaires, le compte Twitter du contact, échanger des mails (même si Sellsy n’est pas fait pour remplacer votre outil de mail habituel on peut envoyer certains mails depuis Sellsy et archiver certains mails reçus dans la fiche du contact).
  • Suivre son CA avec des tableaux de bord très complets.
  • Faire des BDC et les lier à un projet pour connaitre sa marge si on pratique de la sous traitance.
  • Et bien plus !

Mon utilisation personnelle au jour le jour :

  • J’ai un tuyau sur un nouveau projet, vite, je crée une opportunité dans Sellsy et je me programme des alertes (envoi de devis, relancer le client pour demander plus d’infos ou pour prendre RDV, etc.).
  • Je programme les coups de téléphone, RDV, préparation de devis, etc. et tout est synchronisé avec mon calendrier Google.
  • J’envoie le devis (en utilisant les articles personnalisés créés préalablement dans mon catalogue) directement sous PDF et directement par mail depuis Sellsy en utilisant un mail type également personnalisé et créé préalablement. Le fichier PDF est automatiquement créé et stocké dans un dossier spécifique qui est synchronisé automatiquement avec Dropbox.
  • Lorsque le devis est accepté, je le passe en « accepté ». La liste des devis « acceptés » correspond à mes projets en cours de production…pratique ! Je programme la production (les heures ou jours de traduction) sur le calendrier, qui est synchronisé avec mon calendrier Google.
  • Si j’ai besoin de sous traiter (la relecture, par exemple) je crée et envoie le BDC fournisseur correspondant.
  • Lorsque le projet est livré, je transforme le devis en facture en un clic…et je l’envoie directement par mail depuis Sellsy…et même par la poste s’il le faut, grâce à un lien automatique avec un service d’envoi postal. Plus besoin d’aller à la Poste ! Comme pour les devis, le PDF de la facture est sauvegardé et synchronisé avec Dropbox de façon automatique.
  • Si j’ai des factures en retard de règlement, je fais une première relance par mail ou par la poste également de façon assez automatisé directement depuis Sellsy.
  • Lorsque je reçois un paiement, j’encaisse la facture dans Sellsy et la facture est enlevé des factures « à régler » et mis dans les règlements reçus.
  • Je jette un coup d’oeil sur les tableaux de bord toutes les semaines pour suivre mon CA, mes achats (sous traitance) et les opportunités dans le « pipeline ».

Voilà !

J’utilise d’autres fonctionnalités de façon plus occasionnelle, comme exporter des adresses pour imprimer des étiquettes d’envoi postale ou partager le dossier « factures » dans Dropbox avec mon comptable si jamais il lui manque des pièces il a un accès direct sans passer par moi !

Et comme beaucoup d’outils, on utilise en général très peu des fonctionnalités disponibles ! J’utilise Sellsy depuis janvier : la prise en main a été rapide grâce à une journée de formation avec un revendeur local (qui m’a aidé principalement à comprendre la « logique » Sellsy et a décider de la meilleure façon de paramétrer et d’importer mes données d’Ines…mais la plupart des personnes que je connais qui utilisent Sellsy l’ont pris en main tout seul, c’est vraiment très intuitif et l’aide en-ligne très complète).

Conclusion

Pour moi un « vrai » CRM reste quand même un outil essentiel pour gérer son activité et pour gagner du temps. Cela structure la démarche commerciale et la gestion financière et administrative tout en donnant une image plus cohérente et professionnelle à vos échanges avec vos clients. Aujourd’hui j’ai une solution moins chère et plus performante, donc je ne regrette pas du tout d’avoir investi du temps dans l’apprentissage d’un nouvel outil !

Quels outils utilisez-vous pour gérer votre activité ?