Un bon fichier commercial – par où commencer ?

Chez SFM Traduction nous sommes en train de mettre à plat notre fichier commercial.

Nous utilisons un CRM en ligne, mais Outlook, Thunderbird ou un simple fichier Excel ferait très bien l’affaire.

Après 8 ans d’activité je me rends compte que sans un « bon » fichier commercial, on ne peut pas faire grand-chose. Mais qu’est-ce qui fait un « bon » fichier ? Et qu’est-ce qu’on peut faire avec ?

(Avant de commencer, un petit mot sur un aspect technique – renseignez-vous auprès de la CNIL et déclarez votre base de données le cas échéant.)

Maintenant, qu’est-ce qui fait un « bon » fichier ?

  1. Il est propre (pas de doublons, pas d’erreurs), complet (pas d’informations manquantes) et mis à jour régulièrement lors de chaque contact ou action commerciale
  2. En plus des informations de base (noms, coordonnées) il contient des informations qui vous permettront de structurer vos actions commerciales :
    1. Le « type » de contact (nous avons plusieurs catégories : contact réseau, traducteur, prospect, agence de traduction, client, fournisseur – j’ai presque envie de remplacer la catégorie client avec des catégories plus fines comme agence de com, institutionnel, grand groupe, PME, etc…) ; vous pouvez définir les catégories qui vous conviennent
    2. Le chiffre d’affaires réalisé avec chaque client lors du dernier exercice (ce qui donne une idée de « l’importance » du client dans son portefeuille)
    3. Le « scoring » de chaque client – nous avons de zéro à quatre étoiles selon le CA actuel et le potentiel du client – zéro est réservé pour une catégorie « spéciale » de clients qui demandent toujours des devis très compliqués sans jamais rien commander (j’en ai 2 comme ça sur Grenoble et maintenant les devis sont payants s’ils en veulent)
    4. Le pays et la région de chaque contact
    5. Par qui le contact a été recommandé le cas échéant (ou l’origine, style site web, pages jaunes, annuaire SFT, etc.)
    6. Des remarques ou commentaires libres
    7. Nombre de devis/nombre de ventes ou CA
    8. Et pourquoi pas l’anniversaire des contacts ?
  3. Il permet de faire des tris pour sortir une liste d’un certain type de contacts (traducteurs, agences de com sur la région Rhône-Alpes, clients sur Grenoble, clients avec qui on réalise un CA supérieur à XXX EUR, etc.) ; ce sont les « cibles » de vos actions commerciales
  4. Il est facile à mettre à jour et à importer/exporter dans différents logiciels (de mail, de mailing, pour importer les numéros de téléphone dans son téléphone portable, etc.)

Maintenant, qu’est-ce qu’on fait avec son fichier client ? RDV dans un prochain billet pour découvrir quelques trucs et astuces !