Gérer votre trésorerie : faire de la prévention contre les retards de paiement

Mieux vaut prévenir que guérir, surtout en matière de gestion des paiements.

Négocier des conditions de paiement en béton et adopter un suivi systématique peut vous éviter d’avoir à demander un découvert supplémentaire à votre banquier ou à rentrer dans des conflits qui risquent de pourrir vos relations avec certains clients.

Voici quelques astuces pour vous aider à y voir plus clair !

Connaître votre client (faites votre petite enquête)

  1. Vérifier l’existence et la santé financière du client en ligne (sur societe.com par exemple)
  2. Faites  quelques recherches Google pour voir si vous trouvez des incohérences à propos du client (coordonnées, noms des responsables, etc.)
  3. Demander discrètement aux membres de vos réseaux professionnels si le client est un mauvais payeur avéré

Connaître votre client bis (décrochez le téléphone)

C’est maintenant le moment de prendre quelques minutes pour connaitre votre client (et de tout noter dans votre base de contacts). N’attendez pas un conflit, prenez le temps maintenant pendant que tout va bien pour recueillir un maximum d’informations.

  1. Qui s’occupe de quoi (bien saisir les contacts comptables avec mail, numéro de téléphone, etc. dans votre base de contacts) ?
  2. Est-ce que votre donneur d’ordre souhaite être votre contact de première ligne, ou préfère-t-il que vous traitez directement avec la compta pour des questions de règlement ?
  3. Quand est-ce que le client effectue les paiements (le 10, 20 et 30 de chaque mois ? Que le 30 ? (Pas la peine de demander un paiement pour le 12 du mois dans ce cas !)
  4. Quel est le mode de règlement ? Virement ? Chèque ?
  5. Est-ce qu’il y a des instructions particulières à suivre (facture en triple avec dates uniquement sous format AAAA/MM/JJ et accusé de réception de la commande à renvoyer avec la facture…ce n’est pas une blague, ce sont les consignes d’un de mes clients !)
  6. Est-ce que le client a des conditions générales d’achat ? Un délai de paiement standard ?
  7. Est-ce que le client accepte les factures par mail ?

Connaître et bien utiliser les documents de base de la chaîne de paiement

1. Le devis : à associer à vos conditions générales de vente (les miennes sont en dernière page du devis et basées sur les conditions générales de vente recommandées de la SFT), le devis précise le contenu et format des livrables, le délai de paiement, et le nombre d’aller-retours avec le client pour finaliser le document, ainsi que le tarif, le total, et les conditions d’acceptation du devis, de passation de la commande et du règlement. A retourner signé par le client.

2. Le bon de commande : émis par le client, précise les mêmes informations que le devis. Peut être associé avec des conditions générales d’achat. Attention à bien tout lire, à se faire conseiller par un juriste et à renoncer à signer (quitte à demander des modifications) si vous avez des doutes.

3. La confirmation de commande : A envoyer une fois que le client a accepté le devis.

Les documents 1 à 3 ci-dessus sont à panacher selon les cas (pour certain clients un bon de commande seul suffira, pour d’autres un devis et une confirmation de commande, etc.)

4. Le bon de livraison : Pas besoin d’un document formel, un simple mail peut suffire. Le but est d’avoir une preuve écrite que le client a reçu et a accepté les prestations commandées.

5. La facture : A envoyer le plus tôt possible (pour moi, c’est dès qu’un projet est bouclé et qu’on sait qu’il n’y aura plus de rajouts ou de modifications). Sur la facture doivent figurer vos conditions de règlement et vos pénalités en cas de retard de paiement (pour moi c’est dix fois le taux légal).

Une fois la facture émise, effectuer un peu de prévention et de suivi

  1. 8 jours après l’envoi de la facture : Appeler pour voir si la facture a été reçue, si elle est dans le « pipeline » et si sa date de règlement est connue
  2. A la date d’échéance : vérifier si le règlement a été reçu, si oui, envoyer mot de remerciement par mail, sinon, relancer par téléphone, obtenir une date, un engagement, et confirmer par écrit (par mail)
  3. A la deuxième échéance, re-relancer par téléphone et commencer le processus de mise en demeure officielle

RDV prochainement pour un billet sur le recouvrement (mais vous n’en aurez pas besoin si vous suivez les étapes ci-dessus) !